Schon nach kürzester Zeit hatten wir so unglaublich viele Ideen, Links, Dokumente und weiteres zusammengetragen. Schon bald mussten wir uns deshalb Gedanken zur Übersicht machen. Natürlich versuchten wir zu Beginn, mit Tags zu arbeiten. Hier gibt es bei Evernote noch Verbesserungspotenzial. So kann man die Notiz-Tags nur als Administrator bearbeiten. Der «Eingeladene» hat kein Bearbeitungsrecht. Als Ordnungstool waren die Tags für uns deshalb nicht zu gebrauchen.

Deshalb das Wichtigste: Jedes Dokument, jedes Einzelthema erhielt eine eigene Notiz. Um die Übersicht von bearbeiteten Notizen zu behalten, haben wir die Texte nach Autor eingefärbt. Meine Farbe ist rot, Marcels orange. Um eine sinnvolle Archivierung zu gewährleisten, haben wir diese Notizabschnitte jeweils mit Kurzzeichen und Datum/Uhrzeit versehen. So sah jeder, wann welcher Beitrag von wem verfasst wurde.

Grössere Themen mussten auch wieder in Unterkategorien geteilt werden und auf zwei neue Notizen verteilt werden. Als sehr nützlich bei der Verarbeitung von Diskussionen erwiesen sich die Checkboxes. War eine Diskussion abgeschlossen und das Resultat bereits umgesetzt oder auf die ToDo Liste übertragen, so konnte die Checkbox «abgehakt» werden und die Diskussion war als bearbeitet markiert.

Besonders bei langen und komplexen Notizen war es jedoch immer noch etwas umständlich herauszufinden, was seit der letzten eigenen Bearbeitung alles geschehen ist. Mein System war eine Notiz in meinem Kalender, wann ich zuletzt auf EN gearbeitet habe. Mein Kalender war aber für Marcel nicht zugänglich. So kreierten wir einfach ein separates Notizblatt «letzte Bearbeitungen» in welchem jeder nach Abschluss der Tätigkeit auf EN, stichwortartig die Bearbeitungen in den jeweiligen Notizen zusammenfasste. Dies erleichterte uns die Arbeit auf EN sehr und schaffte eine super Übersicht.

Ich blogge seit 2006 und habe seit 2007 eine Website, die ich selber pflege. TextExpander, Evernote, WordPress-Plugins und viele weitere Begriffe waren für mich aber Neuland, als wir mit unserem Projekt starteten. Voll im Training und mit einem sowieso schon ausgelasteten Kalender war es schwierig, Zeit zum Austesten all dieser Tools zu finden.

Ich versuchte mein Möglichstes und Marcel stand mir mit Rat und Tat und manchmal auch einem selbstgeschnittenen Screencast zur Seite. Schon nach kurzer gemeinsamer Arbeit haben wir einen guten Mix gefunden zwischen «ins kalte Wasser springen» und einem behutsamen Herantasten an die einzelnen Themen.

Einige Tools konnten mich weniger begeistern. So kann ich Marcels Begeisterung für TextExpander bis heute nicht teilen. Ganz anders verlief es mit unserem Hauptarbeitstool Evernote. Von der ersten Minute an war ich begeistert vom Handling und der Möglichkeit einer Notizkartei, welche auch von mehreren Parteien bearbeitet werden kann.

Genau diese einfache Bedienung, die zahlreichen Funktionen und der vernünftige Preis für die Pro-Version waren es, die uns schnell zu Evernote gebracht haben. Eine schnelle Notiz, ein «Blitzgedanke», ein Frage ist schnell erfasst und ebenso schnell und einfach vom anderen kommentiert und weiter-gedacht. Genauso einfach und schnell ist die Notiz mit einem Foto, einer PDF-Datei, eine Excel-Tabelle (z.B. mit der ToDo-Liste des Projekts) oder einem Ausschnitt aus einer Webseite ergänzt. Ideal: in der Startphase konnten wir so Ideen zusammentragen und weiterentwickeln – in der Umsetzungsphase hatten wir stets die Aufgaben und Verantwortungen im Griff.

Für einen Projektblog auf Basis von WordPress sprach zwar, dass wir beide dieses System bereits von unseren Blogs her kannten. Das Erfassen und Mutieren von Texten ist aber schlicht zu umständlich, das Hinzufügen und Verändern von externen Dateien so gut wie unmöglich. Andere Colaboration-Tools waren entweder zu teuer oder verfügten nicht über die von uns benötigten Funktionen.