Da bin ich mir ganz sicher: das Hin und Her zwischen verschiedenen Terminkalender-Konzepten kennen nicht nur er und ich.

Falls Sie auch mehr oder weniger konstant nach der Suche des persönlichen Optimums sind, dann gibt Ihnen vielleicht mein „Agenda-Setup“ ein paar Ideen zur Optimierung Ihrer eigenen Terminverwaltung …

Die Situation

  • Ich bin ein Büro-Nomade, d.h. ich arbeite an mehreren Standorten und zu Hause.
  • An diesen Orten führe ich jeweils eine oder sogar mehrere spezifische Agenden.
  • Möglichst überall muss ich aber auch Zugriff auf die anderen Termine haben.
  • Als Familienvater sind für mich auch die Termine meiner Frau, meiner Tochter und unsere gemeinsamen privaten Verabredungen wichtig.

Der Setup

(seit gut eineinhalb Jahren)

  • Bei bucher personal setzen wir ACT ein und nutzen den integrierten Kalender; so können uns unsere Assistentinnen bei der Terminplanung unterstützen.
  • Wir (meine Frau und ich) nutzen den Google Kalender.
  • Eigentlich nicht den Google Kalender, sondern gleich mehrere:
    • einen für meine Termine als Berater bei bucher personal
    • einen für meine Termine in meiner eigenen Firma
    • einen für wichtige Termine im Zusammenhang mit meinen Kunden
    • einen für die persönlichen Termine meiner Frau
    • einen (gemeinsamen) für die Termine unserer Tochter und unsere gemeinsamen Verabredungen
    • und schliesslich einen für meine persönlichen, privatenTermine
  • Dafür haben wir zwei Google Konten: eins für meine Frau, eins für mich.
  • In einem Google Konto kann man beliebig viele Kalender eröffnen. Im Konto meiner Frau sind ihr eigener sowie der Familienkalender angelegt. Die restlichen Kalender in meinem Konto.
  • Der Google Kalender bietet die Möglichkeit, Kalender des eigenen Kontos für andere Benutzer frei zu geben. Für alle unsere Agenden haben wir es so definiert, dass wir beide auf alle Kalender zugreifen können (mit Lese- und Schreibrechten).
  • Die Darstellung des Google Kalenders erlaubt es, mehrere Kalender gemeinsam darzustellen (und bei Bedarf auszublenden). Wir haben jeder Agenda eine eigene Farbe zugewiesen und haben somit immer auch den Gesamtüberblick.

Das Resultat

  • Fast überall habe ich Zugriff auf alle Termine, die für mich relevant sind.
  • Wenn ein Zugriff aufs Web und die Google Kalender nicht möglich oder nicht sinnvoll ist (Kundenbesuche, Geschäftsessen etc.), drucke ich den Kalender (mit allen Terminen) der kommenden Wochen aus und lege ihn mein Moleskine.
  • Den ACT-Kalender in der Firma führe ich von Hand (bzw. mit „Copy/Paste“) nach – ein Aufwand, der durchaus im Bereich des Erträglichen liegt.
  • Die sonst sehr mühsame Abstimmung geschäftlicher und privater Termine ist für uns ein Klacks: meine Frau hat jederzeit meine geschäftlichen Termine im Blick, wenn sie für uns als Familie eine Verabredung trifft und ich kann auf die Termine meiner Frau und unserer Familie Rücksicht nehmen, wenn ich geschäftliche Termine (zum Beispiel abends) vereinbaren muss.

Die ganzen Schwierigkeiten, mit denen ich mich jahrelang herumgeschlagen habe (Synchronisieren mehrere PC-basierten Agenden auf einem Palm, Fotokopieren der Papieragenda als Backup, Abstimmen von geschäftlichen und privaten Terminen usw. usf.) sind mit meiner Lösung ein für alle mal vom Tisch. Und der Preis dafür (händisches Nachführen des ACT-Kalenders, Ausdrucken des Google Kalenders) ist absolut tragbar.

Egal, ob Sie meine Lösung selbst ausprobieren oder mit anderen „Konfigurationen“ Erfolg haben: Ihre Erfahrungen in den Kommentaren wären sehr interessant …

About Marcel Widmer

Hallo, ich bin Marcel Widmer, Baujahr 1960 und lebe mit meiner Familie in der Schweiz am Zürichsee. Ich bin selbstständiger Job-Coach, Personalberater und Trainer, Ehemann und stolzer Vater einer Tochter sowie gesellschaftlich engagierter Mensch. Seit Dezember 2004 publiziere ich persönlich und authentisch – in diesem Blog wie auch in Fach- und Experten-Weblogs wie im JobBlog.