PDF-Dateien komprimieren und Qualität optimieren

[red_box]Update 16.4.2012: ab Mac OS X 1.7 («Lion») werden Filter in anderen Verzeichnissen abgelegt
Update 22.6.2014: ab Mac OS X 1.8 («Mountain Lion») sind die erzeugten Filter im persönlichen PDF-Services-Verzeichnis abgelegt
mehr dazu am Ende dieses Blogartikels.[/red_box]

Informationen in PDF-Dateien zu verteilen, ist heute Standard. Mac OS X bietet diese Option in allen Anwendungen, beispielsweise auch in „Word für Mac“.

Eine so erstellte PDF-Datei kommt standardmässig in optimaler maximaler Qualität daher – auch die integrierten Bilder. Die Dateien sind entsprechend gross. Oft zu gross, um sie bedenkenlos per Mail zu versenden oder zum Download anzubieten.

Mac OS X bietet mit Bordwerkzeugen die Möglichkeit, PDF-Dateien zu verkleinern:

  1. pdf-Datei in der „Vorschau“ öffnen
  2. „Auswahl“ → „Sichern unter“ → Quartz-Filter „Reduce File Size“ auswählen
  3. Datei unter neuem Namen speichern (oder unter gleichem Namen mit „Ersetzen“)

Die Datei wird so auf etwa 1/4 der ursprünglichen Grösse reduziert (indem die Bilder stark komprimiert werden). Die Qualität der enthaltenen Bilder ist danach aber oft zu schlecht.

Gross und gut? Oder klein und schlecht? Ein echtes Dilemma. Zum Beispiel bei Bewerbungen: die eingescanten Arbeitszeugnisse sollen „anständig“ aussehen und gleichzeitig sollen die pdf-Dateien problemlos per Mail verschickt werden können.

Hier kommen kämen „professionelle“ Tools zum Zug. Oder wieder die Mac-Bordmittel, mit denen jeder für sich einen Filter mit optimierten Einstellungen definieren und für die Komprimierung über die „Vorschau“ nutzen kann.

Und so wird der persönliche Filter erstellt:

  1. „ColorSync-Dienstprogramm“ öffnen
  2. „Filter“ auswählen und unten links auf „+“ klicken
  3. einen Namen für den neuen Filter festlegen (z.B. „pdf optimiert“)
  4. rechts vom Namen auf das graue Icon (Pfeil nach unten) klicken
  5. „Komponente für Bildeffekte hinzufügen“ → „Bild-Anpassung (Farbe)“
  6. Werte für Grösse, Auflösung, Max Pixel, Min Pixel und Qualität eingeben (siehe Empfehlung unten)
  7. „Komponente für Bildeffekte hinzufügen“ → „Bild-Komprimierung“
  8. Modus auswählen und Komprimierungs-Qualität mit Schieber einstellen
  9. „ColorSync-Dienstprogramm“ schliessen

Jetzt kann eine PDF-Datei wie oben beschreiben mit Hilfe der „Vorschau“ in optimaler Form komprimiert werden (ich empfehle, sein eigenes Optimum durch mehrere Versuche herauszufinden). In meiner Praxis sind die so reduzierten pdf-Dateien um etwa 50% kleiner, haben aber noch immer die notwendige Qualität.

Meine Empfehlungen für die Einstellung der Werte:

[white_box]Update 16.4.2012:

Apple hat die Orte, wo Quartz-Filter abgelegt werden, in OS X 10.7 («Lion») geändert: die Filter befinden sich nun in unterschiedlichen Verzeichnissen:
(a) «ColorSync»: /[Festplatte]/Benutzer/[Benutzername]/Library/Filters
(b) «Vorschau»: /[Festplatte]/Library/Filters

Wenn Du also mit «ColorSync» einen Filter erstellt hast, musst Du ihn nach dem Erstellen vom Verzeichnis (a) in das Verzeichnis (b) verschieben.

Update 22.6.2014:
ab Mac OS X 1.8 («Mountain Lion») sind die erzeugten Filter im persönlichen PDF-Services-Verzeichnis abgelegt:
(a) «ColorSync»: /[Festplatte]/Benutzer/[Benutzername]/Library/PDF Services/
(b) «Vorschau»: /[Festplatte]/Library/PDF Services/
Danke für den Tipp in den Kommentaren, michael!
[/white_box]

77 Kommentare zu „PDF-Dateien komprimieren und Qualität optimieren

  1. Guten Tag Marcel

    Besten Dank für diese äusserst hilfreichen Tipps, nach denen ich schon sehr lange gesucht habe. – Auch berufsbedingte „Mac-Spezialisten“ konnten mir bis anhin keine detaillierte Hilfe anbieten ;)

    Habe Deine Einstellungen übernommen: klappt vorzüglich!

    Herzlich
    Romi

  2. @dworni:
    Mir ist klar, dass Ihr Profis andere Tools einsetzt und der beschriebene Kompromissweg bei Euren Kunden schlecht ankäme (rennt Ihr eigentlich nicht mehr mit Euren 2x3m-Präsentationsmappen zum Kunden?).
    Danke für den Hinweis zur CloudApp. Die nutze ich selbst auch. Ich rate bei Bewerbungen aber grundsätzlich davon ab, diese auf dem Web als Download anzubieten. Grundsatz: mach es dem Empfänger so einfach (und so „ungefährlich“) wie möglich, Deine Bewerbung zu sehen. Viele grosse Firmen verlangen zudem, die Bewerbungsdokumente über ein Webformular hochzuladen; dort ist die Grösse der Dateien oft eingeschränkt.

    @Romi:
    Wir „Power-Mac-User“ haben halt auch was drauf :-D

  3. @Marcel: Präsentieren tue ich immer noch auf Papier (ich mag Beamer nicht).

    Bewerbungen: wir schrieben vor 2 Monaten eine Stelle für Grafiker/Screendesigner aus. Stell dir mal vor, wieviele Bewerbungen wir erhalten haben und welche Gesamtdatenmenge da in meinen Postfächern anfiel. Natürlich ist das in dieser Branche auch wieder eine Ausnahme. Aber mir ist ein ZIP mit allen Dateien drin lieber, als Attachements die meinen Posteingang lahmlegen. Aber ich weiss: ZIP + Download + Windows = gefährlich.

    Ich mag den Gedanken grundsätzlich: man verschickt 20 Mails, jedes Mail hat eine Gesamtgrösse inkl. Anhängen von 2,5 MB. Das macht dann mal 50 MB. Werden die Daten bei den 20 Firmen noch an drei Arbeitsstationen heruntergeladen, gibt das, äh, 150 MB die rumgeruckelt werden. Je nach Mailserverkonfiguration und Mail-Backups und weissichwas kann man das locker auch nochmal verdreifachen. Also grob 500 MB.

    Ein Download link aber: 2,5 MB rauf in die Wolke, 20 x runterladen: 50 MB. Wenndwäischwinimeine.

    Aber du hast recht: im Normalfall macht ein PDF in schlanker Grösse als Anhang wohl Sinn.

  4. @dworni:
    Du hast vom technischen Standpunkt absolut recht und in vielen Fällen ist die Dateigrösse heute kaum mehr ein Problem (mir kann man auch 50-MB-Bewerbungen mailen).
    Was bei Bewerbungen aber entscheidend ist, ist die Sicht bzw. die Bedenken von Bewerbern („Ich möchte nicht, dass meine Bewerbung das Mailpostfach verstopft und ich deshalb negativ auffalle“) und Personalern („Wir laden keine Bewerbungen runter, das geht bei uns technisch nicht [Anm.d.Red: *hüstel*]“). That’s the point – wie die Franzosen sagen ;-)

  5. Danke für die Ausführungen. Marcel half mir gestern meine Dateianhänge für Bewerbungen zu verkleinern. Für mich ist es ein Dilemma. Schicke ich die Anhänge gestaffelt, oder lade ich sie irgendwo hoch?

    Ich finde es schöner, wenn die Bewerbung in einem Mail kommt und nicht in Raten. Wenn eine Firma ihr Postfach auf 10 MB limitiert hat, zweifle ich daran, dass Bewerbungsunterlagen „in the cloud“ nicht für Ãœberforderung sorgen:-) Vielleicht sollte ich nächstes Mal einfach anrufen und fragen, wie sie die Bewerbung am liebsten hätten. Wobei ich jetzt mit den kleineren Files unter 5 MB liege und die Qualität immer noch ok ist.

  6. Guten Abend Marcel,
    vielen Dank für den sehr hilfreichen Tipp!!
    Ich habe mit Acrobat X alles versucht, um eine bestehende pdf ohne zu großen Bildqualitätsverlust zu komprimieren und es hat einfach nicht funktioniert. (fast ein halber Tag…)
    Mit colorsync fabelhaft!! Vielen Dank!
    Viele Grüße aus Brüssel,
    Robert

  7. Die Anleitung ist ziemlich gut. Nur klappt es unter LION nicht. Unter ein anderes Betriebssystem habe ich es noch nicht versucht. Eventuell eine Lösung dazu? Danke

  8. Unter Lion einfach den persönlichen Filter aus Benutzer/Library/Filters in Ordner /Library/PDF Services kopieren (Systemdateien einblenden) dann sollte er in Vorschau in der Filterauswahl erscheinen.

  9. Hallo Marcel,

    ich habe folgende Schwierigkeit bei der Umsetzung, kannst Du mir bitte helfen?
    Das Hinzufügen des neuen persönlichen Filters im ColorSync-Dienstprogramm hat einwandfrei geklappt. Jedoch habe ich ihn anschließend in der Anwendung des in der Vorschau geöffneten pdf´s im Quart-Filter nicht zur Auswahl / zur Verwendung…!?!?
    Auch ein Neustart des PC´s hilft nicht. Was mache ich falsch oder was muss ich ändern?

    Vielen Dank für Deine Hilfe.
    Beste Grüße
    Stefanie

  10. Hallo,
    also ich beginne zu verzweifeln. Ich habe nun wirklich alles versucht und den unter „filters“ aufgefundenen und von mir als „pdf.optimiert.qfilter“ benannten Filter in den Ordern „PDF Services“ verschoben, aber nichts passiert.

    Ich verstehe eines grundsätzlich nicht: Wenn man nur ein User ist, also den Mac nur selbst nutzt, gibt es dann überhaupt die o.g. Unterscheidung:
    (a) «ColorSync»: /[Festplatte]/Benutzer/[Benutzername]/Library/Filters
    (b) «Vorschau»: /[Festplatte]/Library/Filters

    Ich kann bei mir gar keinen Benutzer auswählen, es gibt (nachdem ich diese sichtbar gemacht habe) exakt eine Library, aber keine Unterscheidung zwischen Benutzerlibrary und „allgemeiner“ (?) Library?

    I dra no durch… :-)

    BITTE UM HILFE!
    Joe

  11. @ Jola:

    Ich bin zwar nicht der Mac-Spezialist schlechthin, aber ich bin mir ziemlich sicher, dass es ohne Benutzer nicht geht. (Soweit ich mich an die erste Installation von Mac OS erinnern kann, muss dort ein Benutzer angelegt werden.)

    Schau mal im Finder, in der Seitenleiste. Neben dem Haus-Icon steht der Benutzername. Bei mir sieht das so aus (Ausschnitt aus dem Finder-Fenster): http://cl.ly/GRQi

  12. Hallo Marcel,

    erstmal lieben Dank für die superflotte Antwort, mir ist aber erst bedingt geholfen.

    So wie bei Dir sieht es bei mir schon auch aus, da ist das Häuschen und nebendort mein Benutzername und ennn ich mich dann da entsprechend durchklicke (und zuvor die Library sichtbar gemacht habe), dann finde ich den Ordner auch. Aber das ist ja der Punkt: Dann bin ich doch quasi im Benutzerbereich und dieser Library soll ja aber lt. Empfehlung diese Filterdatei in dem Nicht-Benutzerbereich und dieser Library ablegen. Wo ist denn dann diese zu finden?

    Oder verstehe ich da irgendwas noch total falsch?

    Lieben Dank für die Unterstützung erneut!!!

    Joe

  13. Hallo Marcel,

    erneut herzlichen Dank für die Antwort, diese enthielt den wichtigen „Hint“ zu meinem Problem.

    Bei mir in der Seitenleiste des Finders waren weder Geräte noch eine Library sichtbar. Als ich aber einmal speziell danach gegoogelt habe, bin ich fündig geworden, wie man sie „sichtbar“ macht.

    Lieben DANK für die Unterstützung!!!!

    Joe

  14. Hallo Marcel,

    viel Dank für die Anleitung! Leider stecke ich irgendwie fest… :(( Hab den neuen Filter erstellt aber kann jetzt nicht darauf zugreifen, wie bei Jola.. Ich fine zwar die Library aber keine Filter?? Seltsam oder? also erst unter Festplatte und dann Benutzer.. Weiß auch nicht was ich da falsch mache. Ich möchte einfach nur den Filter verschieben.

    Tausend Dank schonmal, lg Jacoba

  15. Hallo Marcel,

    danke vorab für die Tipps. Leider kann ich meinen angelegten Filter nicht in:

    «ColorSync»: /[Festplatte]/Benutzer/[Benutzername]/Library/Filters

    finden ?!?!?

    des Weiteren finde ich folgenden Pfad nicht ?!

    «Vorschau»: /[Festplatte]/Library/Filters

    Ich hoffe du kannst mir weiterhelfen….

    danke im voraus…

    viele grüsse
    marc

  16. @ Jacoba & Marc
    Kann es sein, dass bei Euch die Anzeige von Systemdateien ausgeschaltet ist? Falls ja, müsst Ihr diese wie folgt einschalten:
    > Finder
    > Menu«Darstellung»
    > «Systemdateien anzeigen»

  17. hallo nochmal,

    also entweder bin ich blind, oder ich bin blind… bei mir finde ich im Finder gibt es unter Darstellung

    kein «Systemdateien anzeigen» ???

    ich habe einen imac mit mac os 10.7.4

    also bitte nicht übel nehmen, aber ich find`s nicht :o(

    viele grüsse
    marc

  18. @ Marc
    Ooops, ich hoffe, Du siehst meinen Kommentar noch, bevor Du beim Augenarzt vorbeischaustgehst. Mein Fehler!
    Ich habe seit Jahren das Programm «Total Finder»mit Finder-Erweiterungen im Einsatz. Die Option «Systemdateien anzeigen» ist eine Funktion von «Total Finder». Entschuldige bitte die Verwirrung :)
    Mac OS bietet von Haus keine Möglichkeit, Systemdateien anzuzeigen (crazy!). Auf die Schnelle habe ich über Google folgende Lösungen gefunden, um das Problem zu lösen:
    > über das Terminalprogramm: http://www.quarkstar.at/index.php/2007/01/25/versteckte-dateien-im-finder-anzeigen/
    > mti einem (kostenlosen) Tool, das Dutzende von Einstellungen ermöglicht: http://www.bresink.com/osx/TinkerTool-de.html

  19. sauber…

    tinkerTool hatte ich bereits installiert…

    danke für deine schnelle hilfe… zum Glück war ich noch nicht bei Augenarzt… :o)

    dir ein schönes Wochenende…

    viele grüsse
    marc

  20. Guten Tag Herr Widmer,

    erst einmal vielen Dank für diese ausführlichen Beschreibungen! Sie haben mir schon sehr weitergeholfen. Bei Pdfs, die ich selbst aus Word-Dokumenten generiert habe, klappt es einwandfrei. Bei pdfs, die ich über den Scanner generiert habe, ergibt sich leider eine zu schlechte Qualität. Könnten Sie mir sagen, woran das liegen könnte bzw. wie ich die vorgeschlagenen Zahlen anpassen könnte? Ich habe bisher nur an der %-Zahl gedreht (66% hoch auf 85%), aber das bringt leider keinen Erfolg.

    Vielen Dank vorab!!
    Mit freundlichen Grüßen
    Constanze

    1. Ich würde zwei Dinge überprüfen: 1) Ist die Qualität beim Scannen optimal eingestellt (z.B. min. 300 ppi)? 2) Ist beim Filter wie oben beschrieben der Schieber bei Bild-Komprimierung/Qualität vielleicht zu weit rechts eingestellt?
      Beim Komprimieren geht immer ein Stück Qualität verloren. Wenn die Scans bzw. die PDFs Bilder in hoher Qualität haben müssen, würde ich aufs Komprimieren verzichten.

  21. Hallo und danke für deine Tipps.

    Anmerkung, bei mir ist es nicht:
    «Vorschau»: /[Festplatte]/Library/Filters

    sondern:
    «Vorschau»: /[Festplatte]/System/Library/Filters

    Lion 10.7.4

    Viele Grüße,
    Konstantin

  22. Unter Mountain Lion findet man die erzeugten Filter im persönlichen „PDF Services“-Verzeichnis. Also sozusagen:
    (a) «ColorSync»: /[Festplatte]/Benutzer/[Benutzername]/Library/PDF Services/
    (b) «Vorschau»: /[Festplatte]/Library/PDF Services/

  23. Hallo Herr Widmer

    noch nie war es mir so ein Anliegen gute Tipps zu kommentieren aber bei Ihrem Tipp muss ich das endlich einmal tun. ENDLICH KLEINE PDF`S !!!!!!
    WOW, das war der bisher beste Tipp den ich jeh gelesen habe. Hochachtung!
    Da ich gerade an meinen Bewerbungen sitze und diese nun endlich fertig erstellt und nicht mehr verkleinerbar sind, war die ganze Mühe für Umsonst da sie aus Grössentechnischen Gründen nicht verschickt werden konnten. Aus 28MB wurde ein noch 1 MB grosses Dokument mit 99%tiger Genauigkeit erstellt. Das Einzigste was partout nicht klappen wollte war die Namenszuweisung des Filters. Aber ich werde das weiter testen.

    Vielen Dank und ein grosses Lob aus Bern,
    herzlichst
    Gabriele Alex

  24. Ich habe das über den Filter genau wie beschrieben versucht und mein pdf geht von 5,7MB auf 14 MB, wie kann das sein?? es wird also nicht kleiner sondern verdreifacht sich fast…. :-(( HIIIILFEEEE….
    Wer kann mir einen Tipp geben?? Habe noch „alten MAC“ 10.5.8 Version, liegt es daran?

  25. Hallo!

    Finde diesen Tipp sehr hilfreich, allerdings kann ich nur den Pfad
    für die Vorschau finden:
    «Vorschau»: /[Festplatte]/System/Library/Filters
    Den von colorsync kann ich nicht finden, da kein Ordner Library unter Benutzernamen existiert. (habe version lion 10.7.5)
    Hat jm vielleicht einen tipp?

  26. hallo mein retter in der not
    vielen dank für diesen tipp. konnte ihn sofort und problemlos umsetzen. jetzt muss das nur mit meiner bewerbung im pdf-format so einfach klappen…

  27. DANKE DANKE und nochmals DANKE….

    es wäre für mich eine Hilfe gewesen wenn du gleich im Kasten oben das ganze mit den versteckten Systemdateien geschrieben hättest……:)

    DANKE nochmals

  28. Ein wirklich sehr hilfreicher Tipp. Vielen Dank dafür!
    Gibt es bei dieser Vorgehensweise auch die Möglichkeit einen Kopierschutz z.B. für Bilder anzuwenden, so wie das auch beim klassischen PDF Erstellen unter „Sicherheitsoptionen“ geht? Referenzbilder und die eingescannte Unterschrift würde ich bei Bewerbungen gerne nur ausdruckbar, nicht aber kopierbar machen.

    1. @ Murxx
      Ich setze unter Mac OS X PDFPen ein, um PDFs zu bearbeiten. Ich habe dort nachgeschaut, ob Bilder vor dem Kopieren geschützt werden können, aber leider nichts gefunden. Auch bei anderen Programmen wüsste ich nicht, wie das zu machen wäre.

  29. Ich war heute auf der Suche nach der hier aufgezeigten Lösung. Hatte mir dann selber gedacht, dass unter ML (10.8) die Filter woanders zu suchen bzw. hinzuschieben sind. Es hat alles super geklappt; hatte auch sofort eine geeignete Qualität des komprimierten pdf.

    Also, vielen Dank und ein schönes Wochenende wünsche ich aus Berlin.

  30. Wow! Das ist mit Abstand der BESTE Tipp aus dem Bereich der Mac-Problem-Lösungen, die ich je gelesen habe. Besondere Bonuspunkte für die ausführliche und super verständliche Beschreibung des WIE! So, soooo nützlich (Ade, mega-große PDF Dateien :))))
    Merci, dass Du das mit uns „Unwissenden“ geteilt hast ;)

  31. Hallo Marcel

    Gerne glaube ich, dass das ein verdammt wertvoller Tipp ist, wenn ichs denn hinkriege. Aber das liegt nicht an deiner Erklärung, das liegt ganz alleine an mir. Ich check irgendwie das mit den Verzeichnissen nicht. Habe irgendwie den Eindruck, dass Verzeichnis a gleich Verzeichnis b ist. Bei mir erscheint der „pdf optimiert „-Filter nun einfach unter Library/Filters. Wo muss ich den nun hinverschieben? Ach ich wär so froh, wenn das endlich funktionieren würde. :-) Hoffentlich bald. Merci für deine Ausführungen.

    1. Hallo Sabine. So wie’s in der Beschreibung hat’s bisher bei allen geklappt. Es gäbe keinen Grund, dass es bei Dir nicht auch hinhauen sollte, wenn Du alles genauso machst. Du verstehst sicher, dass ich nicht individuellen Support leisten kann.

  32. Hallo,

    ich habe nun mehrfach die sehr gute Beschreibung durchgeführt und eben den Filter erstellt. Leider finde ich in dem Pfad

    (a) «ColorSync»: /[Festplatte]/Benutzer/[Benutzername]/Library/Filters

    die erstellte Datei nicht …

    Weil unter /[Festplatte]/Benutzer/[Benutzername] der Ordner Library nicht vorhanden ist. Liegt dies an einem neuem Softwareupdate .. ?

  33. Hallo,

    nachdem ich nun die Versteckten Dateien angezeigt habe finde ich nun alles.

    Unter Maverics findet man diese Filter

    (a) [Festplatte]/Benutzer/[Benutzername]/Library/Filters

    (b) [Festplatte]/System/Library/Filters

    oder

    (b) [Festplatte]/Library/PDF Services/

    Beide (b) werden dann in Vorschau bei Exportieren im Quartz Filter angezeigt. Ob auch beide funktionieren werde ich noch testen.

  34. Hi!
    Die Pfade haben sich bei 10.9. wieder geändert. Sind nun wieder da:

    (a) «ColorSync»: /[Festplatte]/Benutzer/[Benutzername]/Library/Filters
    (b) «Vorschau»: /[Festplatte]/System/Library/Filters

    (Bei (b) ist es unter „System“, bei 1.8 direkt bei Libraray – sofern bei Dir im Artikel kein Fehler ist(?))

  35. Ich hab noch eine andere wichtige Frage, da ich quasi privat „papierlos“ arbeite:

    Ich verwende FineReader zum Scannen meiner Dokumente. Die erzeugten PDFs sind angenehm komprimiert.
    Sobald ich aber mit der Vorschau einzelne Seiten aus einem mehrseitigen Dokument herausziehe und/oder einzelne Seiten per D&D einem anderen PDF hinzufüge (alles mit Vorschau), bläht sich jede bearbeitete Datei auf – also auch die Datei aus der ich sogar eine Seite herausgenommen habe.
    z.b. wird aus zwei 100kb großen Dateien eine Datei mit 2,3MB Größe.

    Kann ich Vorschau nicht „erklären“, dass ich eine andere Standardkomprimierung haben möchte? Muss ich wirklich über ein externes Tool gehen, wie z.B. PDF-Shrink (hab Deinen Artikel in „imgriff“ gelesen).

    Wäre wunderbar, wenns ne Lösung für das Problem gibt. Mit google bin ich nicht fündig geworden. Muss aber nix heissen ;)

    Grüße,
    Jan

  36. Liebe Leute
    Mit „Vorschau“ habe pdf Dokument geöffnet um zu komprimieren, aber der Befehl „sichern unten“ kommt nirgends es kommt nur „sichern“. Wass mache ich falsch!
    Ich danke euch im voraus.

    danke liebe Leute

    shenas

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