Der Kampf um die Ãœbersicht und wie wir mit Hilfstools alles in den Griff bekommen haben
Deshalb das Wichtigste: Jedes Dokument, jedes Einzelthema erhielt eine eigene Notiz. Um die Ãœbersicht von bearbeiteten Notizen zu behalten, haben wir die Texte nach Autor eingefärbt. Meine Farbe ist rot, Marcels orange. Um eine sinnvolle Archivierung zu gewährleisten, haben wir diese Notizabschnitte jeweils mit Kurzzeichen und Datum/Uhrzeit versehen. So sah jeder, wann welcher Beitrag von wem verfasst wurde.
Grössere Themen mussten auch wieder in Unterkategorien geteilt werden und auf zwei neue Notizen verteilt werden. Als sehr nützlich bei der Verarbeitung von Diskussionen erwiesen sich die Checkboxes. War eine Diskussion abgeschlossen und das Resultat bereits umgesetzt oder auf die ToDo Liste übertragen, so konnte die Checkbox «abgehakt» werden und die Diskussion war als bearbeitet markiert.
Besonders bei langen und komplexen Notizen war es jedoch immer noch etwas umständlich herauszufinden, was seit der letzten eigenen Bearbeitung alles geschehen ist. Mein System war eine Notiz in meinem Kalender, wann ich zuletzt auf EN gearbeitet habe. Mein Kalender war aber für Marcel nicht zugänglich. So kreierten wir einfach ein separates Notizblatt «letzte Bearbeitungen» in welchem jeder nach Abschluss der Tätigkeit auf EN, stichwortartig die Bearbeitungen in den jeweiligen Notizen zusammenfasste. Dies erleichterte uns die Arbeit auf EN sehr und schaffte eine super Ãœbersicht.
Deshalb übertrugen wir Aufgaben aus Themenbereichen, die zu Ende diskutiert und entschieden waren, in eine Excel-Tabelle. So könnten wir Informationen wie «Verantwortung», «Prio», «Termin», «Status» etc. festhalten, danach sortieren und durch Farben mit sog. «bedingte Formatierungen» in Excel die Ãœbersicht behalten. Die so neu erstellte Excel-Datei haben wir per Drag&Drop in die Evernote-Notiz «ToDo» eingefügt. Dort können wir sie mit Doppelklick wieder öffnen und bearbeiten. Für uns war wichtig, dass Evernote das Herzstück bleibt und Informationen bereit hält – alle, immer und überall.
Unser Verfahren hat sich sehr gut bewährt:
- Ideen in einer Evernote-Notiz erfassen und diskutieren; zum Ende den Beschluss im selben Dokument festhalten.
- Daraus abgeleitete Aufgaben in der ToDo-Liste (Excel) festhalten, zuteilen, zeitlich definieren und aktualisieren.
- Mit Hilfe der Checkbox markieren, dass das Thema als Diskussion abgeschlossen und die Aufgaben definiert sind.
Etwas schwierig gestaltet sich die Bearbeitung von gemeinsam genutzten Notizbüchern über das iPhone. In der zu Beginn des Projekts genützten Version hatte ich keinen Zugriff auf diese Notizbücher über mein iPhone. Mit einer späteren Version konnte ich diese zwar lesen, jedoch nicht bearbeiten. Da ich oft auch ohne MacBook unterwegs bin, stellte uns das vor die Herausforderung, dass ich mehrere Tage an einem Text oder an einer Aufgabe nicht weiterarbeiten konnte. Durch die gute Organisation und die vielen Hilfstools, welche wir eingebaut haben, konnte ich den Einstieg jedoch immer wieder schnell finden. Glücklicherweise hatten wir uns von Anfang an einen grossen zeitlichen Rahmen gegeben, was besonders für mich angenehm war, da ich trainingsbedingt oft Aufgaben auf die nächste Woche verschieben musste.
Als wir das realisiert haben, konzentrierten wir unsere Aktivitäten so weit es ging (sprich: mit Ausnahme von Telefongesprächen und Meetings) auf Evernote. Das Senden von E-Mails an den Evernote-Account vereinfachte die Sache erheblich. Wo das nicht möglich war (weil z.B. Dominique nur mit dem iPhone unterwegs war), mussten wir auf ein manuelles Ãœbertragen in Evernote ausweichen: mit Copy/Paste aus früheren E-Mails und durch Abtippen aus WhatsApp-Meldungen haben wir die Informationen aus den anderen Kanälen übertragen. Wichtige Diskussionen per Telefon und aus Meetings haben wir stichwortartig in Evernote festgehalten.
Noch einfacher wird es endgültig werden, wenn Evernote auf dem iPhone auch das Editieren von Notizen in geteilten Notizbüchern zulässt. Dann können wir wirklich jede Information unabhängig von Zeit, Ort und Gerät erfassen und bearbeiten.
Also gewisse Knörze – nicht alle – mit Evernote hättet Ihr mit Memonic vermeiden können.
Vielleicht habt Ihr ja bald ein nächstes Projekt…
@David: Ich habe mir Euer Memonic in der Anfangsphase (von Memonic) gut angeschaut. Leider haben wir irgendwie nicht zusammengepasst. Schade, irgendwie!
Dominique und ich haben tatsächlich ein weiteres Projekt «am Gären». Wer weiss … (Wäre ja auch eine nette Revanche für die vielen Mac-Tipps, die ich immer von Dir bekommen.)
SCHAU DIR DOCH EINMAL POCKET INFORMANT AN DA KANNST DU AUF DIE EVERNOTE NOTIZEN ZUGREIFEN UND SIE IN AUFGABEN ; TERMIN ODER TO DOS EINTRAGEN