Der Kampf um die Übersicht und wie wir mit Hilfstools alles in den Griff bekommen haben

Im 1. Teil haben wir über den Beginn unseres spannenden Projekts geschrieben und weshalb wir uns für die Arbeit mit Evernote entschieden haben.

Schon nach kürzester Zeit hatten wir so unglaublich viele Ideen, Links, Dokumente und weiteres zusammengetragen. Schon bald mussten wir uns deshalb Gedanken zur Übersicht machen. Natürlich versuchten wir zu Beginn, mit Tags zu arbeiten. Hier gibt es bei Evernote noch Verbesserungspotenzial. So kann man die Notiz-Tags nur als Administrator bearbeiten. Der «Eingeladene» hat kein Bearbeitungsrecht. Als Ordnungstool waren die Tags für uns deshalb nicht zu gebrauchen.

Deshalb das Wichtigste: Jedes Dokument, jedes Einzelthema erhielt eine eigene Notiz. Um die Übersicht von bearbeiteten Notizen zu behalten, haben wir die Texte nach Autor eingefärbt. Meine Farbe ist rot, Marcels orange. Um eine sinnvolle Archivierung zu gewährleisten, haben wir diese Notizabschnitte jeweils mit Kurzzeichen und Datum/Uhrzeit versehen. So sah jeder, wann welcher Beitrag von wem verfasst wurde.

Grössere Themen mussten auch wieder in Unterkategorien geteilt werden und auf zwei neue Notizen verteilt werden. Als sehr nützlich bei der Verarbeitung von Diskussionen erwiesen sich die Checkboxes. War eine Diskussion abgeschlossen und das Resultat bereits umgesetzt oder auf die ToDo Liste übertragen, so konnte die Checkbox «abgehakt» werden und die Diskussion war als bearbeitet markiert.

Besonders bei langen und komplexen Notizen war es jedoch immer noch etwas umständlich herauszufinden, was seit der letzten eigenen Bearbeitung alles geschehen ist. Mein System war eine Notiz in meinem Kalender, wann ich zuletzt auf EN gearbeitet habe. Mein Kalender war aber für Marcel nicht zugänglich. So kreierten wir einfach ein separates Notizblatt «letzte Bearbeitungen» in welchem jeder nach Abschluss der Tätigkeit auf EN, stichwortartig die Bearbeitungen in den jeweiligen Notizen zusammenfasste. Dies erleichterte uns die Arbeit auf EN sehr und schaffte eine super Übersicht.

Trotz aller Euphorie sind wir in gewissen Bereichen an die Grenzen von Evernote gestossen: mit rund 20 Teilbereichen, mehreren hundert Aufgaben, verschiedenen involvierten Personen, zeitlichen Abhängigkeiten usw. genügten die «Bordmittel» von Evernote nicht mehr, um den Überblick zu behalten. Evernote-interne Funktionen (z.B. die rudimentäre Tabellenfunktion) taugen hierfür schlicht nicht. Also mussten wir auf externe Tools zugreifen.

Deshalb übertrugen wir Aufgaben aus Themenbereichen, die zu Ende diskutiert und entschieden waren, in eine Excel-Tabelle. So könnten wir Informationen wie «Verantwortung», «Prio», «Termin», «Status» etc. festhalten, danach sortieren und durch Farben mit sog. «bedingte Formatierungen» in Excel die Übersicht behalten. Die so neu erstellte Excel-Datei haben wir per Drag&Drop in die Evernote-Notiz «ToDo» eingefügt. Dort können wir sie mit Doppelklick wieder öffnen und bearbeiten. Für uns war wichtig, dass Evernote das Herzstück bleibt und Informationen bereit hält – alle, immer und überall.

Unser Verfahren hat sich sehr gut bewährt:

  • Ideen in einer Evernote-Notiz erfassen und diskutieren; zum Ende den Beschluss im selben Dokument festhalten.
  • Daraus abgeleitete Aufgaben in der ToDo-Liste (Excel) festhalten, zuteilen, zeitlich definieren und aktualisieren.
  • Mit Hilfe der Checkbox markieren, dass das Thema als Diskussion abgeschlossen und die Aufgaben definiert sind.
Die Website nahm also langsam Gestalt an. Für mich war es einfach genial zuzuschauen, wie sie täglich wuchs und sich veränderte. Mit viel Herzblut und Energie überwanden wir manch kleinere oder auch grössere Hürde. Eine geniale Hilfe dabei: Followerpower. Mit Hilfe seiner vielen Followern auf Twitter konnte besonders Marcel einige technische Fragen klären und super Erfahrungstipps zu Plugins finden. Mit Hilfe der Mailadresse von Evernote, konnten externe Mails auch jederzeit an ein Evernote Notizbuch weitergeleitet werden und so schnell und effizient zur Notizensammlung hinzugefügt werden.

Etwas schwierig gestaltet sich die Bearbeitung von gemeinsam genutzten Notizbüchern über das iPhone. In der zu Beginn des Projekts genützten Version hatte ich keinen Zugriff auf diese Notizbücher über mein iPhone. Mit einer späteren Version konnte ich diese zwar lesen, jedoch nicht bearbeiten. Da ich oft auch ohne MacBook unterwegs bin, stellte uns das vor die Herausforderung, dass ich mehrere Tage an einem Text oder an einer Aufgabe nicht weiterarbeiten konnte. Durch die gute Organisation und die vielen Hilfstools, welche wir eingebaut haben, konnte ich den Einstieg jedoch immer wieder schnell finden. Glücklicherweise hatten wir uns von Anfang an einen grossen zeitlichen Rahmen gegeben, was besonders für mich angenehm war, da ich trainingsbedingt oft Aufgaben auf die nächste Woche verschieben musste.

Wie Dominique geschildert hat, war die Weiterbearbeitung für sie nur dann möglich, wenn sie ihr MacBook zur Verfügung hatte. Auf dem iPhone ist das bisher nicht möglich. Das führte dazu, dass wir unsere «Diskussionen» notgedrungen teilweise über E-Mail oder WhatsApp führen mussten (und über das Telefon, was in gewissen Situationen nach wie vor das effizientere Kommunikationsmittel ist). Das führte mit dem Fortschritt des Projekts und der Zunahme der Informationsmenge dazu, dass wir gewissen Informationen nicht mehr finden konnten («Wir haben doch diskutiert und festgehalten, dass … Wo haben wir das denn abgelegt?»).

Als wir das realisiert haben, konzentrierten wir unsere Aktivitäten so weit es ging (sprich: mit Ausnahme von Telefongesprächen und Meetings) auf Evernote. Das Senden von E-Mails an den Evernote-Account vereinfachte die Sache erheblich. Wo das nicht möglich war (weil z.B. Dominique nur mit dem iPhone unterwegs war), mussten wir auf ein manuelles Übertragen in Evernote ausweichen: mit Copy/Paste aus früheren E-Mails und durch Abtippen aus WhatsApp-Meldungen haben wir die Informationen aus den anderen Kanälen übertragen. Wichtige Diskussionen per Telefon und aus Meetings haben wir stichwortartig in Evernote festgehalten.

Noch einfacher wird es endgültig werden, wenn Evernote auf dem iPhone auch das Editieren von Notizen in geteilten Notizbüchern zulässt. Dann können wir wirklich jede Information unabhängig von Zeit, Ort und Gerät erfassen und bearbeiten.


Im 3. und letzten Teil (den wir am 30. Oktober publizieren werden) lest Ihr, warum gewisse Hürden auch Vorteile haben und wie viel Spass wir an unserer Projektarbeit hatten.
Ein komplexes Projekt mit Evernote entwickeln, steuern und umsetzen (2/3)
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4 Gedanken zu „Ein komplexes Projekt mit Evernote entwickeln, steuern und umsetzen (2/3)

  • 28. Oktober 2011 um 17:40
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    Also gewisse Knörze – nicht alle – mit Evernote hättet Ihr mit Memonic vermeiden können.
    Vielleicht habt Ihr ja bald ein nächstes Projekt…

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    • 28. Oktober 2011 um 18:11
      Permalink

      @David: Ich habe mir Euer Memonic in der Anfangsphase (von Memonic) gut angeschaut. Leider haben wir irgendwie nicht zusammengepasst. Schade, irgendwie!
      Dominique und ich haben tatsächlich ein weiteres Projekt «am Gären». Wer weiss … (Wäre ja auch eine nette Revanche für die vielen Mac-Tipps, die ich immer von Dir bekommen.)

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  • 7. September 2014 um 14:17
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    SCHAU DIR DOCH EINMAL POCKET INFORMANT AN DA KANNST DU AUF DIE EVERNOTE NOTIZEN ZUGREIFEN UND SIE IN AUFGABEN ; TERMIN ODER TO DOS EINTRAGEN

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