Ein komplexes Projekt mit Evernote entwickeln, steuern und umsetzen (1/3)

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Der Beginn eines spannenden Projekts und weshalb wir uns für die Arbeit mit Evernote entschieden haben

 

Dominique Gisin und Marcel Widmer arbeiten seit Frühling 2011 an einem gemeinsamen Projekt. In diesem Blog-Dreiteiler berichten sie gemeinsam über die Herausforderung in dieser aussergewöhnlichen Zusammenarbeit und wie sie diese mit Hilfe von Evernote und anderen Webtools gemeistert haben.

Ich bin Dominique Gisin, Jahrgang 1985 und lebe in Engelberg. Ich bin Skirennfahrerin. Mein Alltag besteht aus Rennen, viel Training und (kaum zu glauben) Administration. Ich nutze das Web seit ca. 8 Jahren vor allem auf meinen vielen Reisen. Evernote lernte ich durch dieses Projekt kennen und nutze es seither privat und beruflich.
Ich bin Marcel Widmer, Jahrgang 1960 und lebe mit meiner Familie am Zürichsee. Ich bin selbstständiger Coach und Berater und beschäftige mich vorwiegend mit Karriere- und Berufsthemen. Im Web bewege ich mich seit rund 20 Jahren. Evernote setze ich seit gut einem Jahr ein – allerdings bisher noch nie als «Collaboration Tool» in einem Projekt.

 

Im März 2011 entstand aus zahlreichen Diskussionen über Social Media, Beruf und Spitzensport, Web und andere Themen eine Projektidee: wir haben mutig beschlossen, gemeinsam eine neue Website für Dominique aufzubauen. Es sollte viel mehr ein Versuch sein, ein solches Projekt zu wagen, als das konkrete Ziel, die heutige Website und den separaten Blog abzulösen. Aufgrund unserer ganz besonderen Konstellation (keinerlei Erfahrung in der gemeinsamen Projektarbeit, unterschiedliche berufliche Tätigkeit, fehlende Synchronität in den Zeiten, nur wenige Zeitfenster für persönliche Treffen usw.) waren wir uns bewusst: das wird nicht einfach.

Aber genau diese besondere Anforderung hat uns gereizt!

Nach ein paar Dutzend Twitter-DMs und WhatsApp-Nachrichten und nur einem einzigen Treffen bei einem Sushi-Lunch im Februar 2011 – also ohne jede Erfahrung in der gemeinsamen Zusammenarbeit – haben wir mit einem etwa einstündigen Telefongespräch über Facetime mit der Arbeit an unserem Projekt begonnen.

Uns war schnell klar, dass ein Austausch von Dokumenten über Mail für unsere Bedürfnisse nicht reichen würde – Mails eigenen sich dafür schlicht nicht. Was wir brauchten waren ein paar wenige Tools, die folgende Kriterien erfüllen:

  • … überall (über das Web, auf unseren Macbooks, auf unseren iPhones) zu benutzen sein
  • … alle Medien (Text, PDFs, Sprachmemos, Fotos, Videos etc.) verarbeiten können
  • … einfach und ohne grossen Lernaufwand zu bedienen sein
  • … den Dialog (Ideen weiter entwickeln usw.) zwischen uns ermöglichen
  • … unsere «Notizen» archivieren und diese einfach und schnell wieder auffinden können
  • … nicht zwingend kostenlos sein, aber die Kosten dafür sollten im Rahmen bleiben

Welche Instrumente wir ausprobiert haben, für welches Tool wir uns entschieden haben und wie wir unsere aussergewöhnliche Projektarbeit aufgebaut und Schritt für Schritt verfeinert haben – darüber schreiben wir in diesem gemeinsamen Blogbeitrag:

 

Ich blogge seit 2006 und habe seit 2007 eine Website, die ich selber pflege. TextExpander, Evernote, WordPress-Plugins und viele weitere Begriffe waren für mich aber Neuland, als wir mit unserem Projekt starteten. Voll im Training und mit einem sowieso schon ausgelasteten Kalender war es schwierig, Zeit zum Austesten all dieser Tools zu finden.

Ich versuchte mein Möglichstes und Marcel stand mir mit Rat und Tat und manchmal auch einem selbstgeschnittenen Screencast zur Seite. Schon nach kurzer gemeinsamer Arbeit haben wir einen guten Mix gefunden zwischen «ins kalte Wasser springen» und einem behutsamen Herantasten an die einzelnen Themen.

Einige Tools konnten mich weniger begeistern. So kann ich Marcels Begeisterung für TextExpander bis heute nicht teilen. Ganz anders verlief es mit unserem Hauptarbeitstool Evernote. Von der ersten Minute an war ich begeistert vom Handling und der Möglichkeit einer Notizkartei, welche auch von mehreren Parteien bearbeitet werden kann.

Genau diese einfache Bedienung, die zahlreichen Funktionen und der vernünftige Preis für die Pro-Version waren es, die uns schnell zu Evernote gebracht haben. Eine schnelle Notiz, ein «Blitzgedanke», ein Frage ist schnell erfasst und ebenso schnell und einfach vom anderen kommentiert und weiter-gedacht. Genauso einfach und schnell ist die Notiz mit einem Foto, einer PDF-Datei, eine Excel-Tabelle (z.B. mit der ToDo-Liste des Projekts) oder einem Ausschnitt aus einer Webseite ergänzt. Ideal: in der Startphase konnten wir so Ideen zusammentragen und weiterentwickeln – in der Umsetzungsphase hatten wir stets die Aufgaben und Verantwortungen im Griff.

Für einen Projektblog auf Basis von WordPress sprach zwar, dass wir beide dieses System bereits von unseren Blogs her kannten. Das Erfassen und Mutieren von Texten ist aber schlicht zu umständlich, das Hinzufügen und Verändern von externen Dateien so gut wie unmöglich. Andere Colaboration-Tools waren entweder zu teuer oder verfügten nicht über die von uns benötigten Funktionen.


Im 2. Teil (er wird am 28. Oktober erscheinen) werden wir darüber berichten, wie wir die Übersicht bei all den vielen Inputs behalten konnten, welche Hilfsmittel wir dabei eingesetzt haben und mit welchen Problemen wir bei der Bearbeitung gekämpft haben. Das Projekt nimmt Gestalt an … bleibt dran :)

5 Kommentare

  1. Wallimann Erwin sagt:

    Hallo Marcel,
    gratuliere zu Deiner Zusammenarbeit mit Dominique.Da sind zwei echte Profis zusammengekommen !!!
    Im Zusammenhang mit der Helmaktion hast du mir kurz eine Antwot gegeben.Ich empfinde Dich,so würde ein
    Koch sagen als ; leicht und bekömmlich. Freue mich weiter von euch zweien zu lesen.
    Viel Glück und seid herzlich gegrüsst, Erwin

    • Hallo Erwin
      Das freut mich jetzt sehr, hier Deine netten Zeilen zu lesen! Ich erinnere mich noch sehr genau an unseren Dialog im Rahmen von Dominiques Helmaktion.
      Du kennst ja Dominique (und ihre Familie) schon viel länger als ich. Und kannst Dir daher bestens vorstellen, wie faszinierend und – im allerbesten Sinne – anspruchsvoll es ist, mit ihr zusammen eine Idee umzusetzen! Für mich – trotz langjähriger Projekterfahrung – eine tolle Erfahrung!
      Ich würde mich sehr freuen, Dich bei Gelegenheit persönlich kennen zu lernen – irgendwann, bei irgendeiner Gelegenheit wird’s klappen!
      Herzliche Grüsse, Marcel

  2. Lieber Erwin

    Herzlichen Dank für Deine lieben Zeilen! Die Arbeit hat einfach unheimlich viel Spass gemacht. Ich hoffe Euch allen gefällt die neue Website so sehr wie mir. Marcel ist einfach MEGA und hat ein echtes Bijoux entstehen lassen. Ich hoffe man sieht sich bald wieder an einem Fanclubanlass.

    Liebe Grüsse

    Dominique

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