eMail – Fluch und Segen zugleich!

Gab es ein Leben vor eMail? Ich kann mich daran erinnern. Wir hatten so genannte Zirkulare, die in der Firma die Runde machten. Wobei sie sich in erster Linie auf irgendeinem Schreibtisch stapelten und tage- und wochenlang darauf warteten, bis sie gelesen und weitergeschickt wurden.

Dann wurde das Internet mit eMails „erfunden“ und hat (allen Skeptikern zum Trotz) die Zirkulationsmitteilung nach und nach abgelöst. Schnell, gleich an mehrere Empfänger verschickt – einfach „himmlisch“! Und jeder freute sich wie ein kleines Kind, wenn das kleine Couvert im Postkasten angezeigt wurde und so signalisierte, dass ein Mail angekommen ist.

eMail ist eine gute Sache und aus dem Alltag kaum mehr wegzudenken – ein Segen. Aber ich weiss nicht, wie es Ihnen geht: eMail ist manchmal auch ein Fluch. Ich erhalte viele Mails „for your info“, die ich eigentlich nicht wirklich brauche (Sie kennen die überfüllte Mailbox nach den Ferien). Und bei anderen Mails muss ich in minutenlanger, akribischer Feinarbeit herausfinden, ob ich etwas tun muss und was genau.

Sie und Ihre „Gesprächs“-Partner werden dieses Kommunikationsmittel viel sinnvoller und effektiver nutzen können, wenn Sie ein paar einfache Regeln beachtet:

Betreff

Schreiben Sie hier eine knappe, aber aussagekräftige Information, die dem Empfänger sofort zeigt, worum es im eMail geht. So kann er feststellen, worum es bei der Nachricht geht, wie wichtig diese ist und mit welcher Priorität er sie bearbeiten muss.

Vermeiden Sie es, mehrere Themen in ein einziges Mail zu „verpacken“, sonst verliert der Empfänger schnell die Übersicht in seiner Mailbox.

Inhalt

Kommen Sie auf den Punkt! eMail ist ein schnelles Medium und die Empfänger haben nicht endlos Zeit. Sie möchten schnell und effektiv mit Ihren Informationen oder mit Ihrer Frage weiterarbeiten. Dazu muss er aber in der Lage sein, Ihr Anliegen überhaupt erfassen zu können.

Gestaltung

Natürlich ist der Inhalt wichtiger als die Verpackung. Aber achten Sie auch auf Gestaltung Ihres eMails. Es geht dabei nicht (nur) um den Anstand gegenüber dem Empfänger, sondern auch um Effizienz – ein wichtiger Inhalt wird durch eine gute Lesbarkeit schneller transportiert.

Empfänger und cc-Empfänger

Eine gute Sache, um als Absender gleich eine Vorselektion treffen zu können. Leider aber ist vielen eine einfache Regel nicht klar:
Der Empfänger ist derjenige, der in der Regel (je nach Inhalt des Mails) etwas zu tun hat.

Der cc-Empfänger wird nur informiert und muss nichts unternehmen.
Gerade hier ist eiserne Disziplin gefragt. „Sprechen“ Sie den Empfänger im Mail eindeutig und direkt an, dann weiss er, dass von ihm gegebenenfalls eine Aktion erwartet wird. Mails an die „halbe Welt“ und der Anrede „Hallo Leute“ haben den Effekt, dass sich niemand zuständig fühlt und folglich nichts geschieht.

Weiterleiten

Es ist sehr einfach und kann durchaus Sinn machen, ein eMail an eine andere Person weiterzuleiten. Aber achten Sie bitte auf den Inhalt.

Es gibt Mails, die von Inhalt, Wortwahl und Stil her nur für Ihre Augen gedacht sind. Seien Sie daher sensibel: Formulieren Sie um und geben den Inhalt sinngemäss weiter. Wenn nur ein Teil des eMails relevant ist, löschen Sie die anderen Absätze.

Prioriät

Die meisten Mailprogramme bieten die Möglichkeit der Priorisierung. Da sieht man z.B. bei Microsoft Outlook neben der Nachricht ein rotes Ausrufezeichen, das „wichtig“ signalisiert. Dummerweise werden die Prioriäten oft missbraucht. Ich kenne Menschen, für die ihre eigenen Mails grundsätzlich wichtig sind. Der Effekt: diese Funktion verliert ihre Wirkung.

Lesebestätigung

In gewissen Fällen (z.B. bei zeitkritischen Informationen) ist es nützlich, die Funktion „Lesebestätigung“ einzusetzen. Dann erhalten Sie eine Bestätigung per eMail, wenn der Empfänger Ihr Mail geöffnet hat. Setzen Sie diese Funktion aber sparsam ein; die wenigstens werden gerne auf diese Art und Weise „überwacht“.

Attachments

Ein grosser Vorteil von eMails ist die Möglichkeit, Dateien in Beilagen mitzuschicken. Beachten Sie aber auch hier ein paar wichtige Punkte:

  • Grösse:
    Auch wenn die Leistungsfähigkeit der Leitungen immer grösser werden: Denken Sie daran, dass nach wie vor nicht alle Empfänger über schnelle ADSL-Verbindungen verfügen und für diese das Öffnen und Anzeigen einer grossen Datei zur Geduldsprobe werden kann.
  • Format:
    Formatieren Sie Ihr Dokument so, dass der Empfänger es problemlos öffnen und ausdrucken kann. Verwenden Sie deshalb wenn möglich Dokumente, die Sie mit weit verbreiteten Programmen (Word, Excel etc.) erstellt haben oder setzen Sie – noch besser – ein Programm ein, das pdf-Dateien erstellt.
  • Viren:
    Stellen Sie sicher, dass die Dateien, die Sie versenden virenfrei sind. Sie ersparen sich so (berechtigten) Ärger mit den Empfänger Ihrer eMails.

Glauben Sie mir: Wenn Sie diese Regeln beherzigen, tragen Sie massgeblich dazu bei, die Arbeit in Ihrem Unternehmen effizienter zu machen. Und Sie sorgen so dafür, dass eMails mehr Segen als Fluch sind!

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